Esta guía muestra cómo usar el Portal Unico IDCloud para gestionar tus propios usuarios. Obtén más autonomía y control sobre el acceso de tu equipo:
Acceso al Portal (Enlaces)
Para administrar usuarios, accede a los siguientes enlaces según el entorno:
Los clientes que usan Unico Check sin IDCloud también pueden gestionar sus usuarios a través de este portal.
Se enviará un correo electrónico con instrucciones y el enlace de acceso al administrador responsable de tu empresa para obtener acceso. Este perfil es necesario para gestionar todos los usuarios de la empresa.
Es importante destacar que los perfiles "User Management - Admin" y "User Management - Viewer" son necesarios para gestionar todos los usuarios de la empresa.
Perfiles de Acceso y Permisos
Los Perfiles de Usuario determinarán el alcance de acceso para cada miembro del equipo. Se recomienda seguir la estructura de composición de Perfil (Grupo) para asegurar un acceso sin errores:
💡 Estructura de Composición de Perfil (Grupo)
Producto + Perfil (si aplica) + Unidad (grupo)
Ejemplos de Grupos de Acceso:
• Administradores de Unidad Zona Sur;
• Administradores de Unidad Zona Oeste;
• Administradores de São Paulo (Incluye ambas unidades – Zona Sur y Zona Oeste);
• Administradores de Todas las Unidades (todas las unidades de la empresa).
El término "Unidad" se refiere a cualquier unidad organizacional de tu empresa (por ejemplo, Sucursal, Tienda o Socio).
Haz clic en el bloque a continuación para ver perfiles y obtener más detalles.
▸ Ver Tabla de Perfiles y Permisos - Portal IDCloud
| Producto | Perfil | Acceso/Permisos |
|---|---|---|
| IDUnico | User Management - Admin | Permite gestionar todos los usuarios de tu empresa (ediciones y creaciones). |
| IDUnico | User Management - Viewer | Permite visualizar la lista de usuarios y su estado actual. |
| IDUnico | User (Portal) | Permite listar y consultar procesos. |
| IDUnico | Access Portal By Unico | Permite listar y consultar procesos. |
| IDUnico | Orchestrator - Standard User - Sin unidad | Permite listar y consultar procesos. |
| IDCloud | Orchestrator - Standard User - Una o más unidades - Todas las unidades de todos los segmentos | Permite listar y consultar procesos de todas las unidades/sucursales. |
| IDCloud | Orchestrator - Standard User - Una o más unidades - 3 unidades | Permite listar y consultar procesos de sucursales/unidades específicas. |
| IDCloud | Perfil - B2B Portal Dashboard - sin unidades | Permite acceso al menú del Dashboard de métricas. |
Nota: Para el correcto funcionamiento del portal IDCloud con el recorrido Web, es necesario contar con estos 2 permisos: Perfil By Unico + Permisos Orchestrator deseados.
▸ Ver Tabla de Perfiles y Permisos - Portal Check
| Producto | Perfil | Permisos |
|---|---|---|
| Unico Check | Administradores | Perfil de acceso a todos los menús. Incluye todos los accesos de otros perfiles y configuración de Webhook. |
| Unico Check | Atendentes | Incluye acceso para atendentes, analistas y seguimiento de mensajes. Permite exportar hojas de cálculo. |
| Unico Check | Supervisores | Visualización y búsqueda de procesos/pasajes en el portal, además de permiso para editar registros. |
| Unico Check | Seguimiento de Mensajes | Exclusivo para el menú "Seguimiento de Mensajes". |
Nota: Si tu empresa tiene perfiles específicos para atender las demandas de su operación y tienes dudas sobre las funcionalidades de estos perfiles, por favor contacta a nuestro equipo de soporte.
¿Qué perfiles necesito usar para un funcionamiento adecuado?
Punto clave: Entendiendo el perfil de administrador
El perfil User Management - Admin otorga permiso para gestionar (crear, editar, eliminar) a otros usuarios.
Por sí solo, no otorga acceso a las pantallas operativas de IDCloud o Check. Para que un administrador gestione usuarios Y opere los portales, se requiere una combinación de perfiles.
Haz clic en los bloques a continuación para ver ejemplos de combinaciones y tablas de perfiles.
▸ Ejemplo: Cliente Unico Check
• Perfil By Unico (sin sucursal) + Administrador Check
• Perfil By Unico (sin sucursal + todas las sucursales) + Administrador Check
• Perfil By Cliente (sin sucursal) + Check
• Perfil By Unico (con sucursal específica) + Supervisor Check
• Perfil By Unico (con una o más sucursales) + Administrador Check
• Solo Check
▸ Ejemplo: Cliente Unico IDCloud
• Perfil By Unico (sin sucursal)
• Perfil By Unico (sin sucursal + todas las sucursales)
• Perfil By Cliente (sin sucursal)
• Perfil By Unico (con sucursal específica)
• Perfil By Unico (con una o más sucursales)
Pantalla Principal: Visión General de Gestión de Usuarios
Al acceder a la opción "User Management" en el menú lateral, verás una lista de todos los usuarios registrados. En esta pantalla, puedes visualizar la siguiente información:
• Nombre
• Correo de acceso (donde se envían las invitaciones al portal)
• Nombre de usuario
• Fecha de creación
• Estado (activo, pendiente, expirado, etc.)
Puedes buscar usuarios específicos usando nombre, correo electrónico o nombre de usuario.
Paso a Paso: Cómo Crear un Nuevo Usuario
⚠ Atención: Actualmente, la creación de usuarios se realiza de forma individual. Próximamente se implementará la funcionalidad de creación masiva.
Sigue los pasos a continuación para agregar un nuevo integrante a tu equipo:
En la pantalla de "User Management", haz clic en el botón "+ Nuevo Usuario".
Pantalla "Nuevo Usuario"
Serás dirigido a la pantalla de registro. Completa la "Información General" del nuevo usuario: Nombre, Apellido, Correo electrónico y Nombre de usuario.
Buenas prácticas para crear un Nombre de Usuario
Al completar el campo Nombre de Usuario, recomendamos usar el correo electrónico.
• Recomendamos usar el correo electrónico como Nombre de Usuario.
• Otra práctica recomendada es usar el formato nombre.apellido para el registro del usuario.
Atención: Si tu empresa permite registrar la misma clave de correo para más de un usuario, se requerirá un Nombre de Usuario único (diferente al correo) para el inicio de sesión.
Pantalla "Nuevo Usuario"
Asocia el usuario con uno o más "Grupos". Los grupos definen los perfiles y unidades (sucursales) a los que el usuario tendrá acceso.
Después de agregar grupos al nuevo usuario, haz clic en “Crear Usuario” para que se envíe el correo de registro con la contraseña inicial.
Pantalla "Nuevo Usuario"
Buenas prácticas: Para proteger tu operación, evita usar correos de dominio público (como Gmail, Outlook, etc.) para crear usuarios. Estas cuentas son más vulnerables y pueden comprometer el acceso y la seguridad de tus datos.
Activación de Cuenta y Creación de Contraseña Inicial
Después del registro, el nuevo usuario recibirá un correo para crear una contraseña y acceder a su cuenta. Para establecer la contraseña, el usuario debe hacer clic en el botón "Establecer Contraseña" en el correo recibido.
Recepción de correo y creación de contraseña
Reglas ideales para crear una contraseña segura:
Contener 2 letras mayúsculas
Contener 4 o más letras minúsculas
Contener 1 carácter especial
Contener 2 o más números
Ejemplo de contraseña: ExemplO@2026
Reglas de inicio de sesión:
Si registras el nombre de usuario usando el correo electrónico, tu inicio de sesión en la plataforma debe ser el mismo correo.
Tabla de Estado de Usuario (Significado y Reglas)
En la columna "Estado" de la pantalla de gestión, puedes monitorear la situación de cada usuario. Los estados posibles son:
Nota
Los estados "Bloqueado" y "Terminado" se consideran heredados en nuestra plataforma. Esto significa que son solo para referencia y ya no pueden asignarse a usuarios nuevos.
¿Qué significa esto para tu gestión?
• Puedes: Ver y consultar la lista de usuarios con estos estados.
• No puedes: Asignar estos estados a ningún usuario nuevo o existente.
Puedes cambiar manualmente el estado de un usuario a Activo, Inactivo o De Vacaciones directamente en la pantalla de detalles del usuario.
Para ello, accede a su perfil y márcalo como activo, inactivo o de vacaciones
Importante
No existe opción para reenviar el correo de registro de contraseña inicial. Para restablecerla, sigue estos pasos:
1. Accede al enlace del producto.
2. Ingresa el nombre de tu empresa.
3. Luego ingresa tu Nombre de Usuario.
4. Haz clic en “Olvidé mi contraseña” y sigue las instrucciones enviadas por correo.
ⓘ Nota: Para usuarios de Unico Check, el flujo de acceso es simplificado y comienza directamente en el paso de Nombre de Usuario, sin necesidad de ingresar la empresa.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
▸ Tengo una pregunta específica sobre una función en el portal. ¿Cómo obtengo ayuda?
¡Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte! Si, incluso después de consultar el paso a paso a continuación, aún tienes preguntas específicas sobre cómo realizar una acción en el portal, contáctanos. Estaremos encantados de guiarte de forma clara y objetiva.
▸ ¿Cuál es la recomendación de Unico sobre qué tipo de correo usar para registrar usuarios?
Buenas prácticas: Para proteger tu operación, evita usar correos de dominio público (como Gmail, Outlook, etc.) para crear usuarios. Estas cuentas son más vulnerables y pueden comprometer el acceso y la seguridad de tus datos.
▸ ¿Cómo recupero o restablezco mi contraseña?
El proceso es 100% autónomo.
1. Accede a la página de inicio de sesión del producto;
2. Ingresa el nombre de tu empresa (si es el producto Check, esta información no se solicita);
3. Ingresa tu Nombre de Usuario (el mismo usado durante el registro, como nombre.apellido o tu correo electrónico).
4. Haz clic en "Olvidé mi contraseña";
5. Luego recibirás un correo para completar el registro de la contraseña. Solo sigue los pasos indicados en el correo.
💡 Importante
Por defecto, el enlace del correo tiene una expiración de 7 días para el restablecimiento de contraseña. Sin embargo, esta configuración (duración) puede ser personalizada por el cliente, resultando en más o menos días.
Esta función ayuda a reducir problemas de inicio de sesión, permitiendo que los usuarios reciban sus contraseñas y acceso de manera simplificada.
Para reenviar el correo de recuperación de contraseña, el administrador puede acceder al perfil del usuario deseado y seleccionar la opción para enviar el restablecimiento de contraseña. Luego, aparecerá un cuadro de confirmación solicitando confirmar el correo al que se enviará la recuperación.
▸ No recibí el correo de registro de primera contraseña o de restablecimiento. ¿Qué debo hacer?
1. Verifica el correo registrado:
Si el correo no llega, la causa más común es un error tipográfico en la dirección registrada.
• Busca un contacto autorizado dentro de tu empresa que tenga acceso al portal de gestión de usuarios.
• Pídele que revise el correo registrado en el portal. Por ejemplo, cualquier error, como un punto faltante (lo correcto es diego.rocha@company.com pero registrado como diegorocha@company.com), impedirá la entrega del mensaje.
• La corrección del correo del usuario debe ser realizada por un usuario autorizado de la empresa en el registro existente del portal.
2. Revisa bloqueo de dominio y spam:
• Revisa siempre la carpeta de Spam/Correo no deseado.
• Si aún no se encuentra, recomendamos contactar al departamento de TI de tu empresa. Ellos pueden verificar si el dominio de Unico está bloqueado por el firewall.
3. Forzar reenvío:
Si el correo es correcto y no hay bloqueo, utiliza el proceso de "Olvidé mi contraseña" (punto 1) para forzar el envío de un nuevo enlace.
▸ ¿El cliente tiene un límite de tiempo para crear la contraseña?
Por defecto, el enlace para restablecer la contraseña vía correo expira después de 7 días.
Sin embargo, este período puede ser personalizado por el cliente, resultando en más o menos días. Si el usuario pierde el plazo, puede verificar el estado "Expirado".
Preguntas y Soporte
Si necesitas ayuda, contacta a nuestro soporte a través del formulario de correo.
◉ Horario Laboral
Horario: Lunes a viernes, de 8 AM a 8 PM.
Alcance: Soporte para todo tipo de solicitudes.
◉ Fuera del Horario Laboral
Horario: Lunes a viernes, de 8 PM a 8 AM, sábados, domingos y días festivos nacionales.
Alcance: Soporte exclusivamente para casos de impacto crítico en el entorno de producción.